Dịch vụ Packing List Là Gì? Tại Sao Cần Có phiếu đóng gói?

Packing List Là Gì? Tại Sao Cần Có phiếu đóng gói?
Thuật ngữ phiếu đóng gói là gì mà hay được nhiều người nhắc đến? Vì sao Packing list trở thành loại giấy tờ bắt buộc khi xuất nhập khẩu? Khi xuất nhập khẩu hàng hóa việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để thông quan là việc vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, cùng VietAviation tìm hiểu các khái niệm cơ bản về Packing list và vì sao lại cần có packing list trong vận chuyển hàng hóa.

I. Giải mã thuật ngữ “Packing List” trong ngành logistics
1. Khái niệm “Packing list”

Packing List
phiếu đóng gói hay còn được biết với cái tên phiếu đóng gói hàng hóa. Đây là một loại giấy tờ bắt buộc cần phải có khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Phiếu packing list sẽ được dùng để liệt kê thông tin chi tiết về từng kiện hàng trong lô hàng. Nó bao gồm thông tin về số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói. Trong một lô hàng có rất nhiều mặt hàng và các kiện hàng khác nhau. Do đó, cần phải có phiếu đóng gói để giúp xác định làm rõ các kiện hàng. Tránh tình trạng hàng bị thất lạc không rõ số lượng, trọng lượng. Packing list giúp việc kiểm soát hàng hóa dễ dàng hơn trước khi vận chuyển.

2. Phân loại Packing list
Hiện nay có 3 loại phiếu đóng gói chính được sử dụng phổ biến nhất trong vận chuyển hàng hóa.

Đầu tiên có thể kể đến phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list). Đây là loại phiếu đóng gói cung cấp chi tiết đầy đủ các thông tin về lô hàng. Nó bao gồm các thông tin về số lượng, kích thước, trọng lượng của từng kiện hàng và quy cách đóng gói. Phiếu đóng gói chi tiết là loại packing list phổ biến nhất được sử dụng.

Packing list thứ hai là phiếu đóng gói trung lập (neutral packing list). Loại phiếu này là phiếu đóng gói hàng hóa thường được sử dụng khi cần giữ bí mật thương mại. Vì phiếu đóng gói trung lập sẽ không nêu rõ thông tin của người mua và người bán. Điều này giúp bảo mật thông tin giữa các bên mua bán. Phục vụ cho những khách hàng có nhu cầu không tiết lộ thông tin cá nhân của họ.

Cuối cùng là phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (packing and weight list). Loại phiếu này được dùng để cung cấp thông tin về trọng lượng hàng hóa. Các hàng hóa được vận chuyển sẽ được xác nhận trọng lượng chính xác vào phiếu trước khi được vận chuyển đi.

2. Phiếu đóng gói hàng hóa xuất hiện ở đâu trong chuỗi vận chuyển?
Đối tượng lập phiếu đóng gói hàng hóa sẽ là những người xuất khẩu hàng hóa. Những nhà cung cấp hoặc các bên vận chuyển hàng hóa. Sau khi packing list được các bên liên quan lập phiếu. Người kiểm tra phiếu đóng gói sẽ là các bên hải quan. Họ sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin có trên phiếu đóng gói và hàng hóa. Điều này nhằm đảm bảo hàng hóa sẽ được khai báo chính xác và đầy đủ. Packing List là loại giấy tờ bắt buộc cần phải có khi thông quan. Do đó, nếu muốn hàng hóa của bạn được vận chuyển nhanh chóng và đảm bảo thông quan thì cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ này.

Đối tượng lập phiếu đóng gói hàng hóa sẽ là những người xuất khẩu hàng hóa. Những nhà cung cấp hoặc các bên vận chuyển hàng hóa. Sau khi phiếu đóng gói được các bên liên quan lập phiếu. Người kiểm tra phiếu đóng gói sẽ là các bên hải quan. Họ sẽ kiểm tra và đối chiếu thông tin có trên packing list và hàng hóa. Điều này nhằm đảm bảo hàng hóa sẽ được khai báo chính xác và đầy đủ. Packing List là loại giấy tờ bắt buộc cần phải có khi thông quan. Do đó, nếu muốn hàng hóa của bạn được vận chuyển nhanh chóng và đảm bảo thông quan thì cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ này.

II. Vai trò quan trọng của packing list trong vận chuyển hàng hóa
1. Giúp kiểm soát chính xác hàng hóa xuất nhập kho
Khi sử dụng phiếu đóng gói hàng hóa nó sẽ giúp người nhận hàng kiểm tra đầy đủ và chính xác thông tin của các lô hàng. Đây là một công cụ quan trọng để xác nhận rằng tất cả các mặt hàng đã được đóng gói và gửi đi đúng như thông tin thỏa thuận. Khi vận chuyển nếu hàng hóa có mất mát hoặc xảy ra sai sót về số lượng. Packing list sẽ là cơ sở để giải quyết các khuyến nại về tranh chấp và yêu cầu điều chỉnh.

Phiếu đóng gói hàng hóa cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả các mặt hàng trong lô hàng, giúp các bên liên quan kiểm tra, kiểm soát và quản lý hàng hóa dễ dàng hơn. Đặc biệt, đối với các lô hàng lớn hoặc hàng hóa có nhiều loại, Packing List giúp phân loại và theo dõi các kiện hàng một cách hiệu quả, tránh sự nhầm lẫn và thất thoát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

2. Là chứng từ bắt buộc khi vận chuyển quốc tế
Packing list là giấy tờ bắt buộc khi vận chuyển quốc tế. Nó là yếu tố tiên quyết để biết được hàng hóa của bạn có được thông quan hay không. Khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua các cửa khẩu quốc tế, Phiếu đóng gói hàng hóa là tài liệu cần thiết để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận thông tin về hàng hóa. Packing List giúp cơ quan hải quan dễ dàng xác minh các mặt hàng, số lượng, trọng lượng, và đảm bảo rằng hàng hóa không có vấn đề về thuế hay kiểm tra an ninh. Việc không có hoặc sai sót trong Phiếu đóng gói hàng hóa có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm thông quan hoặc bị phạt, ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình vận chuyển.

3. Hỗ trợ kiểm tra, xác minh khi xảy ra sự cố
Với các thông tin chi tiết và rõ ràng về hàng hóa, Packing List giúp tăng tính minh bạch trong các giao dịch vận chuyển. Các bên liên quan sẽ nắm rõ thông tin về hàng hóa, số lượng, phương thức đóng gói và yêu cầu đặc biệt nếu có, từ đó giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc bị thất lạc hoặc nhận phải hàng hóa không đúng.

III. Những nội dung cần có trong một packing list

Packing List Sample
Một Packing list thông thường sẽ cần bao gồm tất cả đầy đủ thông tin để có thể quản lý hàng hóa hiệu quả. Các thông tin cần có trong Packing list có thể kể đến là:

Thông tin người gửi và người nhận: Thông tin này bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc. Đây là thông tin quan trọng để chắc chắn hàng được gửi đúng nơi. Thông tin này giúp xác định nguồn gốc và đích đến của hàng hóa.

Số lượng hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa trong kiện được liệt kê cụ thể về số lượng. Điều này là cần thiết để tránh thiếu hụt hay thừa hàng trong quá trình vận chuyển.

Mô tả hàng hóa: Cung cấp chi tiết về các đặc điểm của hàng hóa như kích thước, trọng lượng, mã sản phẩm (SKU) và các thông tin đặc biệt khác giúp phân biệt giữa các loại hàng.

Số lượng kiện hàng: Thông tin về tổng số kiện hàng và cách thức đóng gói (hộp, thùng, pallet,…) giúp nhà vận chuyển nắm bắt rõ tình hình lô hàng.

Trọng lượng và kích thước: Bao gồm trọng lượng tổng, trọng lượng tịnh của hàng hóa và kích thước cụ thể của từng kiện hàng. Điều này hỗ trợ trong việc xác định chi phí vận chuyển và đảm bảo việc xếp dỡ dễ dàng.

Các yêu cầu đặc biệt: Nếu hàng hóa có tính chất đặc biệt như dễ vỡ, cần bảo quản ở nhiệt độ nhất định hoặc các yêu cầu khác, thông tin này cũng cần được ghi rõ trong Packing List.

IV. Những lưu ý khi lập packing list
Khi lập Packing list bạn cần lưu ý thông tin chính xác là điều rất quan trọng. Đây không chỉ đơn thuần là ghi chép thông tin hàng hóa. Nó còn lại một quy trình quan trọng đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng. Sai sót thông tin có thể dẫn đến kiện hàng của bạn gặp nhiều vấn đề trong lúc vận chuyển. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng bạn cần nắm khi lập packing list. Để đảm bảo mọi kiện hàng được vận chuyển một cách hiệu quả. Bạn cần lưu ý các yếu tố quan trọng như sau:

Đảm bảo tính chính xác: Mọi thông tin trên Packing List phải trùng khớp với hàng hóa thực tế và các tài liệu liên quan khác như hóa đơn, tờ khai hải quan và hợp đồng. Bất kỳ sai sót nào, dù là nhỏ, cũng có thể dẫn đến việc hàng hóa bị chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối thông quan.

Rõ ràng và dễ hiểu: Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu giúp tránh những hiểu lầm không cần thiết. Cấu trúc rõ ràng sẽ giúp người nhận dễ dàng tra cứu và xác minh thông tin trong Packing List.

Cập nhật kịp thời: Nếu có bất kỳ thay đổi nào về số lượng, mô tả hoặc cách thức đóng gói hàng hóa, bạn cần điều chỉnh Packing List ngay lập tức để phản ánh đúng thực tế. Việc này sẽ giúp bảo đảm tính chính xác trong quá trình kiểm tra và giao nhận hàng.

Phù hợp với yêu cầu của từng quốc gia: Mỗi quốc gia có quy định và yêu cầu riêng về chứng từ xuất nhập khẩu. Vì vậy, trước khi lập Packing List, bạn cần tìm hiểu kỹ các quy định này và tuân thủ đúng, để tránh gặp phải các vấn đề pháp lý phát sinh.

V. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế tại VietAviation
VietAviation
VietAviation là một đơn vị vận chuyển quốc tế có nhiều năm kinh nghiệm. VietAviation đã vận chuyển rất nhiều hàng hóa qua hơn 200 quốc gia. Chúng tôi nắm rõ thủ tục thông quan và quy trình xuất nhập khẩu của các nước. Do đó việc gửi hàng quốc tế trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Khi sử dụng dịch vụ xuất khẩu hàng hóa tại VietAviation, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong toàn bộ quá trình gửi hàng quốc tế. Từ việc kiểm tra đóng gói sản phẩm, đến quá trình vận chuyển và cả thông quan sang nước khác. Hàng hóa được vận chuyển đảm bảo an toàn, đến nơi nguyên liệu đảm bảo chất lượng. Nếu có hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình gửi hàng quốc tế, VietAviation cam kết bồi thường đúng thiệt hại thực tế. Với tốc độ vận chuyển nhanh chóng với cước phí giá rẻ cạnh tranh trên thị trường. Chúng tôi tự tin là đối tác phù hợp cùng bạn để xuất khẩu hàng hóa.

Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa tại VietAviation. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn xử lý các loại giấy tờ liên quan, trong đó có cả packing list. Với sự hỗ trợ của VietAviation bạn sẽ không lo thiếu giấy tờ khi xuất nhập khẩu. Hàng hóa của bạn sẽ được thông quan nhanh chóng và vận chuyển đến nơi an toàn.

Liên hệ ngay VietAviation
Xem thêm các bài viết khác
Chuyển Phát Nhanh Đi Trung Quốc

Bảng Giá Chuyển Phát Nhanh Gửi Hàng Đi Trung Quốc

Bảng Giá Cước Vận Chuyển Hàng Việt Trung