Truyền thông trở thành cầu nối nhanh chóng và hiệu quả nhất giúp các sản phẩm mới hay thương hiệu đến được với cộng đồng. Khi sự cạnh tranh trong kinh doanh ngày càng gay gắt thì việc kết nối được với khách hàng mục tiêu sao cho hiệu quả không hề đơn giản chút nào. Sau đây SD Group sẽ chia sẻ những kiến thức cơ bản trong truyền thông doanh nghiệp đến với mọi người. 1. Truyền thông doanh nghiệp là gì? Truyền thông doanh nghiệp cũng là những hoạt động có liên quan tới việc trao đổi những thông tin cần thiết trong nội bộ công ty giữa nhiều bên tham gia (khách hàng, báo chí, nhà cung cấp hay Chính phủ, luật sư, . ..) . Hoạt động truyền thông sẽ hướng tới mục tiêu đưa đến một hình ảnh chỉnh chu và thống nhất của công ty trên tất cả các phương diện. Chiến lược truyền thông doanh nghiệp của một công ty sẽ đi theo các hình thức khác nhau, thường là bằng văn bản (trang web, thông cáo báo chí, . ..) hoặc qua lời nói (ghi âm, video, họp báo) và trực quan (ảnh, đồ hoạ thông tin, minh hoạ) . Nhằm tạo dựng một bản sắc thương hiệu mạnh, truyền thông nội bộ và bên ngoài cần phải song hành. 2. Mục đích của truyền thông doanh nghiệp Truyền thông doanh nghiệp sẽ có hai bộ phận chính ứng với hai mục đích riêng biệt: Trước hết đó là xây dựng hình ảnh cũng như thương hiệu của doanh nghiệp. Dựa vào việc lan rộng các sản phẩm dịch vụ thuộc sở hữu của doanh nghiệp, đưa những sản phẩm ấy đến gần hơn với công chúng tạo lên mối quan hệ tin tưởng giữa hai bên. Mục đích cuối cùng đó chính là truyền đạt các thông điệp hay thông tin quan trọng từ phía doanh nghiệp tới toàn thể nhân viên trong công ty. Từ đó hướng tới việc tạo dựng mối quan hệ đoàn kết bền vững trong tập thể doanh nghiệp. Truyền thông với bên ngoài bên ngoài đóng vai trò quan trọng trong việc truyền thông doanh nghiệp. Đối tượng chính mà truyền thông bên ngoài tiếp cận là công chúng ngoài xã hội nhằm tạo dựng hình ảnh và gia tăng sự kết nối. Truyền thông bên ngoài phải là môi trường tương tác ba chiều (giữa doanh nghiệp với công chúng – giữa công chúng với doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với cộng đồng) Kênh truyền thông thường sử dụng khi truyền thông bên ngoài rất đa dạng như qua website, tờ rơi, áp phích, catalog, tổ chức từ thiện, . .. Truyền thông nội bộ sẽ hướng đến tất cả nhân viên trong công ty. Và quá trình truyền thông được tiến hành qua tương tác 4 chiều (giữa lãnh đạo với nhân viên, đầu tiên là nhân viên và lãnh đạo, nhân viên và nhân viên, nhân viên với công ty. Kênh truyền thông hay được dùng để truyền thông nội bộ đó là qua website, email, mạng truyền thông nội bộ, bài phỏng vấn, gameshow, . ... 3. Các bước thiết lập quy trình truyền thông doanh nghiệp 3.1. Xác định mục tiêu Việc lựa chọn khách hàng tiềm năng là rất cần thiết vì yếu tố này sẽ quyết định tới chất lượng và hiệu quả của chiến dịch quảng cáo doanh nghiệp đang triển khai. Đối với mỗi tệp khách hàng khác nhau thì doanh nghiệp cũng sẽ có các dòng sản phẩm/dịch vụ cũng như những chiến dịch truyền thông quảng cáo khác nhau. Vì vậy, tổ chức cần phân biệt rõ ràng tệp khách hàng tiềm năng và tệp khách hàng mục tiêu để có cách khai thác hiệu quả. 3.2. Quyết định người chịu trách nhiệm Mỗi một quy trình cần phải có nhân sự đảm nhận nhiệm vụ giám sát và quản lý nhất định. Thông thường, để có thể đảm nhiệm được vị trí lãnh đạo của một quy trình, nhà quản trị phải luôn chú trọng đến việc rèn luyện những kỹ năng sau: Kỹ năng viết Kỹ năng lãnh đạo Tư duy chiến lược Kỹ năng mềm 3.3. Tạo lộ trình Công ty khi đã xác định rõ các yếu tố cơ bản: mục tiêu và người chịu trách nhiệm, ở bước tiếp theo nhà quản lý sẽ phải lên kế hoạch cụ thể về chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Cấu tạo của một kế hoạch truyền thông sẽ bao gồm các phần: Mục tiêu: Phải thoả mãn đủ 5 tiêu chí của SMART; cần phân biệt rõ mục tiêu bên trong và mục tiêu bên ngoài của doanh nghiệp. Đối tượng hướng tới: Thường, đối tượng được doanh nghiệp hướng tới khi thực hiện một bộ kế hoạch truyền thông gồm: Người tác động tới cộng đồng; Chuyên gia trong doanh nghiệp; Các nhóm ban ngành; Nhóm, cộng đồng trên mạng xã hội Cơ quan báo chí, truyền thông Xây dựng chiến lược: Muốn có chiến lược hiệu quả, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau: Những công cụ được sử dụng trong toàn kế hoạch là gì? Cách bạn đưa thông tin đến với công chúng? Quá trình thực hiện thế nào? Kế hoạch truyền thông trên báo chí và mạng xã hội sẽ diễn ra như thế nào? Phân tích rủi ro: Công việc này giúp bạn dễ ứng phó với các vấn đề xảy ra trong quá trình tác nghiệp. Bên cạnh đó, chính bạn cũng sẽ phát hiện được các sai sót của kế hoạch và kịp thời chỉnh sửa. Tiêu chí đánh giá: Thiết lập các chỉ số đánh giá chính xác đối với một kế hoạch truyền thông sẽ giúp dự đoán được thành công cũng như khó khăn vấp phải khi thực hiện truyền thông 3.4. Đặt ngân sách Dự trù kinh phí: Việc dự trù kinh phí sẽ giúp bạn điều chỉnh từng bước của sự kiện truyền thông sao cho hợp lý. Vì vậy, xây dựng một bản kinh phí chi tiết và hoàn chỉnh sẽ giúp sự kiện truyền thông của bạn có được tỉ lệ thành công cao hơn. 3.5. Đưa kế hoạch vào hành động Điều quên bao gồm việc xem xét lại kế hoạch này như một phần của chiến lược của bạn, để bạn có thể biết những gì tốt và những gì không. Cảm ơn các bạn đã ghé thăm SD Group. Cùng theo dõi các bài viết tiếp theo của SD Group để tìm hiểu các kiến thức mới mẻ về truyền thông và công nghệ nhé!
